Case – Falck

Med Garudas screening och rekryteringsverktyg JobMatchProfile höjer Falck träffsäkerheten och sparar mycket tid i rekryteringsprocesssen

Case – Falck

Falck finner framtida ambulanspersonal med e-rekryteringsverktyget JobMatchProfile:

E-rekrytering ger ro i sinnet

Uppemot 1 500 sökande ska rankas, bedömas och kontaktas när Falck rekryterar nya elever till yrkesutbildningen som ambulanspersonal. JobMatchProfile minskar inte bara administrationen, utan ökar också kvalitén på processen och garanterar att de rätta kandidaterna väljs ut.

falck_case_2

– Tidigare hanterade vi allting manuellt. Därför är det en stor lättnad att nu ha ett system som gör en massa saker för oss automatiskt, berättar Susanne Aagaard, utbildningsassistent på Falck. Hon har hand om administration och koordination när Falck två gånger årligen rekryterar nya ambulanspersonalelever i de fem regionerna.

– Sist hade vi 76 lediga tjänster och fick 1 200–1 500 ansökningar. Att läsa igenom alla ansökningar och skriva tillbaka till varje enskild sökande var ett jättearbete innan vi fick ett e-rekryteringssystem. Dessutom fanns alltid risken för fel när man skulle skriva in flera hundra e-postadresser manuellt, något som kunde resultera i att någon inte fick svar eller liknande, säger hon.

Dessa problem är nu historia; idag loggar Susanne Aagaard bara in på JobMatchProfile när hon ska lägga upp lediga tjänster. Sökande hittar länkar till annonserna på falck.dk, kan skriva in sina ansökningar och kontaktuppgifter samt ladda upp relevant dokumentation. Rekryteringspaneler i de fem regionerna läser de relevanta ansökningarna – granskade, rankade och prioriterade av systemet – och informerar utbildningsassistenten om vem de gärna vill ha ett samtal med.

– Det är ett otroligt smidigt tillvägagångssätt för mig som administratör, men också för våra avdelningar ute i regionerna och för sökandena. Det gör rekryteringsrundorna mindre stressiga, säger Susanne Aagaard.

Tillit till systemet

Susanne Aagaard och hennes kollegor slänger fortfarande ett öga på varje enskild ansökan – även dem som systemet inte har prioriterat som relevanta. ”Som en form av kvalitetssäkring”, förklarar hon:

– Vår erfarenhet hittills säger oss att systemets rankning stämmer överens med vår bedömning av den enskilda kandidaten i de allra flesta fall. Mellan 70 och 90 procent stämmer överens, skulle jag tro. Så det är klart att vi har olika tillvägagångssätt för ansökningarna beroende på hur JobMatchProfile har rankat dem.

Morten Brønnum-Carlsen, HR-avdelningschef på Falck, tillägger:

– Vi har inte använt JobMatchProfile så länge, och inledningsvis fanns det kanske en naturlig skepsis till vad systemet kunde, men ju mer vi använder det, desto mer får vi också bekräftat att det fungerar. Detta skapar självklart också större tillit till systemet – och till att det tar fram de rätta kandidaterna.

Precis som Susanne Aagaard framhäver han betydelsen av att med JobMatchProfile ha fått ett system som inte bara rankar och väljer ut, utan också administrerar korrespondensen med de många sökande:

– Det ger ro i sinnet att veta att alla får de svar och den uppföljning de ska ha i rätt tid, och att vi har en överblick över varje sökandes historik. Ingen får en dålig upplevelse under processen för att de inte fått någon feedback, och vi slipper en massa extraadministration och ett eventuellt dåligt rykte.


Artikeln fortsätter under detta avsnitt

E-rekrytering: granska, utvärdera och matcha kandidater

JobMatchProfile är Garudas intelligenta e-rekryteringssystem som inte bara matchar professionella kvalifikationer, utan också personlighet, attityd och fokus.

Systemet klarar komplexa kategoriserings- och matchningsuppgifter snabbt och exakt och sparar in många timmars arbete. Tid och resurser du istället kan lägga på att fördjupa dig i de kvalificerade kandidaterna.

Läs mer på jobmatchprofile.se 

JobMatchProfile logo


 Kvalificering av rekryteringsprocessen

JobMatchProfiles rankning och sortering av sökandena betyder att HR-medarbetarna på Falck kan ge de mest intressanta ansökningarna mer uppmärksamhet.

– Med den snabba överblick över sökandena som systemet ger oss med de aktuella parametrarna kan vi gå mer på djupet – med färre ansökningar – och välja mer kvalitativt, säger Morten Brønnum-Carlsen.

Det är naturligtvis fortfarande nödvändigt att titta närmare på de potentiellt kvalificerade kandidaterna, understryker Susanne Aagaard:

falck_case_1

– Sökande besvarar 30 parvisa påståenden i JobMatchProfile och rankas utifrån 12 nyckelkompetenser. Men det finns även andra kriterier som spelar in, och det kan mycket väl vara så att man matchar den profil vi har upprättat i JobMatchProfile, men samtidigt har personliga egenskaper som gör att man inte skulle kunna prestera som ambulanspersonal. Är man till exempel mycket introvert eller nervös som person kommer man ha svårt att trivas med yrket.

Sökandena till ambulanspersonalutbildningen kategoriseras i två grupper: 21–25 år och 25+. I båda grupperna måste sökandena leva upp till en rad formella anställningskrav – och man tittar bland annat på betyg:

– På sikt ska ambulanspersonalen gärna kunna genomföra en paramedicinsk utbildning, så därför spelar deras resultat i skolan och utbildningsmässiga sammanhang också in, förklarar Susanne Aagaard.

Kategoriseringen i två grupper är viktig för att man ska kunna ranka sökandena och se till att varje kandidat bedöms utifrån hans eller hennes egna förutsättningar:

– En sökande på 30 har lite andra förutsättningar och mer erfarenhet än en på 22. Om vi samlade alla sökande i en pool skulle många automatiskt hamna längst ned i botten på grund av sin ålder och för att de inte har så mycket på cv:t ännu, säger Morten Brønnum-Carlsen och förklarar:

– Att vi kan dela upp sökandena i systemet så att de rankas och prioriteras i förhållande till andra sökande i samma åldersgrupp, är en stor hjälp och garanterar att vi får de bästa, både bland de yngre och de äldre sökandena.

Susanne Aagaard tillägger:

– Det bidrar till att skapa en stor mångfald bland de antagna eleverna, vilket är något vi aktivt strävar efter.

Positiva perspektiv

Med två omfattande rekryteringsrundor årligen var behovet av ett e-rekryteringssystem oundvikligt. Att valet föll på JobMatchProfile berodde bland annat på det långvariga samarbetet mellan Falck och Garuda:

– Vi har använt Garudas profilverktyg i urvals- och utvecklingsprocesser i ett antal år, så när vi fick höra talas om detta redskap som skulle kunna hjälpa oss att skära ned på en hel del manuell administration och enskilda behandlingar av ansökningar, var vi självklart lyhörda, berättar Morten Brønnum-Carlsen.

Att det finns alternativa produkter på marknaden var HR-avdelningschefen fullt medveten om.

– JobMatchProfile är ett relativt nytt system och Garuda utvecklar det löpande. Vi är väldigt glada över viljan att lyssna till våra önskemål om systemet, som har anpassats efter våra konkreta behov.

Varken Morten Brønnum-Carlsen eller Susanne Aagaard tvivlar på att JobMatchProfile är värdeskapande för Falck. För medarbetarna i det dagliga arbetet och på bottenlinjen.

– Mitt intryck är att vi höjer kompetensen hos de antagna kandidaterna. Efter första samtalet har vi flera godkända, så något tyder på att vi med JobMatchProfile har blivit bättre på att hitta de lämpliga kandidaterna, säger Morten Brønnum-Carlsen.

Susanne Aagaard tillägger:

– Både jag och mina kollegor ute i regionerna använder oss mycket gärna av redskapet. Det frigör tid och resurser och minskar pressen i vad som annars är ganska stressiga perioder.

– Systemet passar väldigt bra till vårt rekryteringsflöde när det gäller ambulanspersonaleleverna, och jag kan utan problem se det användas inom andra områden. Jag berättar också gärna om det för andra som rekryterar i verksamheten, avslutar Morten Brønnum-Carlsen.


Fakta – rekrytering av ambulanspersonalelever

  • Falck antar elever till ambulanspersonalutbildningen två gånger årligen.
  • Under antagningsprocessen begränsas kandidatfältet löpande genom samtal och ett fysiskt test. Godkända och antagna elever erbjuds en praktikplats i sin region.
  • Utbildningen tar två år och tre månader och växlar mellan skola, sjukhus och praktik.
  • Efter utbildningen är man ambulansassistent. Ambulansassistenten kör ambulansen och assisterar sjukvårdaren som sitter bak i ambulansen med patienten.
  • Det är ambitionen att en ambulansassistent vidareutbildar sig till sjukvårdare och därefter till paramedicinare.

Artikeln publicerades ursprungligen i Profil – oktober 2014

Kontaktperson


Kontakt Support och säljansvarig Martin Persson

Tel: +46(0)709 57 10 95
Mail: martin@garuda.se