Att arbeta med kompetensförsörjningsfrågor kan innebära en mängd olika saker och processen kan se väldigt olika ut beroende på vem man frågar och vilken typ av verksamhet det handlar om. Det finns inte heller något som säger att det bara finns ett rätt sätt att göra det på. En kompetensförsörjningsprocess måste anpassas till just de förutsättningar och behov som gäller för den specifika verksamheten. Men oavsett hur vi väljer att arbeta, finns det några saker vi kan vara uppmärksamma på, och som kan påverka vilken effekt och vilket värde kompetensförsörjningsprocessen får i vår organisation.

1.      Låt syftet och behoven styra – inte aktiviteterna

Ibland händer det att kompetensförsörjningsarbete likställs med genomförande av en rad aktiviteter. Man är medveten om att kompetensförsörjning handlar om att attrahera, rekrytera, introducera och utveckla personal, och fokuserar därför på att kunna bocka av aktiviteter från listan:

– Check, då har vi stått på en mässa för att attrahera ny personal.

– Check, då har vi delat ut årets pott för kompetensutbildning.

– Check, då har vi haft vår årliga personalvårdande ”kick off”.

När kompetensförsörjningen reduceras till att bli slentrianmässiga ”avbockningsbara” aktiviteter, riskerar vi dock att göra fel insatser, som inte fyller sin funktion och istället för att utveckla verksamheten, cementerar vi kanske istället gamla arbetssätt och kompetenser. Glöm därför inte att först ställa de viktiga frågorna kring syfte, mål och mening!

• Varför ska vi genomföra aktiviteterna?
• Vilka utmaningar står vi inför?
• Hur bör vi organisera oss och hur bör vi arbeta för att bli konkurrenskraftiga?
• Vilka kompetenser behöver vi då på kort och lång sikt?
• Och till slut – vilka aktiviteter bör vi därför genomföra för att attrahera, rekrytera, introducera, behålla/utveckla, och avveckla kompetenser?

2.      Använd metoden som stöd – inte som mål

Ofta lägger man mycket tid och resurser på att skapa och arbeta med själva metoden för kompetensförsörjning. Kanske följer man SIS rekommendationer till punkt och pricka för hur man bör strukturera upp arbetet med kompetensförsörjningsprocessen – och glömmer ibland bort det övergripande syftet med varför man gör det.

Planer, mallar, matriser och diagram i all ära – men tänk på att aldrig låta dessa få bli ett självändamål. Lika lite som aktiviteterna får bli det. Det finns inget egenvärde med att samla in information om de anställdas kompetenser, identifiera roller och befattningar eller skapa fina spindeldiagram kring kompetensgap. Använd ledningssystem och dokumentation i mallar och matriser för att skapa struktur och möjlighet att följa upp och utvärdera. De ska vara en hjälp för att nå målen och för att möta de utmaningar som ligger framför oss. Metoden och systemen när inga mål i sig.

3.      Jobba för att behålla – inte bara bemanna!

En del av kompetensförsörjningsprocessen handlar om att kunna precisera hur många personer med en viss kompetens man behöver anställa nästa år – och om 5 år. Det handlar alltså om att sätta kvantifierbara kompetensmål och se till att man har tillräckligt många anställda. En bemanningsfråga helt enkelt.

Men om kompetensförsörjningsprocessen även ska leda till utveckling av verksamheten, får man inte glömma den kvalitativa delen, dvs. att kompetensförsörjningsarbete också handlar om att kunna behålla rätt kompetens. Att få de anställda att trivas och se till att de har rätt förutsättningar för att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett bra sätt är minst lika viktigt.

4.      Involvera medarbetarna – inte bara cheferna!

Kompetensförsörjning kan lätt bli en chefsfråga. Det är förvisso chefernas ansvar att göra roll- och befattningsbeskrivningar, inventera kompetenser och upprätta kompetensplaner – men det finns mycket att vinna på att detta inte görs bakom stängda dörrar. Genom att involvera medarbetarna i kompetensförsörjningsprocessen minskar risken för att man missar viktiga perspektiv och samtidigt får man mer motiverade medarbetare.

Om man med sin kompetensförsörjning vill försäkra sig om att identifiera, behålla, utveckla och framöver rekrytera in rätt kompetens, behöver man också veta hur den dagliga verksamheten ser ut – vad som fungerar bra respektive mindre bra och vilka behov medarbetarna har. Delaktighet skapar engagemang och motivation, och att gemensamt reflektera kring vad som eventuellt behöver förändras för att man ska nå sina mål idag och framöver gagnar både kompetensförsörjningsprocessen – och i förlängningen hela organisationen.

Strategiskt kompetensförsörjningsarbete
– Vad innebär det?

Ett strategiskt kompetensförsörjningsarbete innebär att kontinuerligt se till att rätt kompetens finns på rätt plats vid rätt tid för att organisationen ska kunna nå sina mål. Varför är det viktigt? Det är viktigt för att organisationen ska kunna utvecklas och hävda sig i konkurrensen och få ökad effektivitet och lönsamhet. Det är även betydelsefullt för organisationens förmåga att kunna möta förändrade behov och krav från medborgare och kunder.

Hur gör man rent konkret?

Det innebär att man arbetar med olika typer av aktiviteter/insatser för att attrahera, rekrytera, introducera, behålla och utveckla rätt kompetens – och ibland även avveckla kompetens. Men först måste man ha identifierat vilka utmaningar man står inför, vilka behov organisationen har och vilken kompetens som behövs på kort och lång sikt.

Finns det någon form av metodhjälp för detta?

Ja, det finns ett ledningssystem; SIS svenska standard SS 624070:2017, som fungerar som en metodhjälp för att kompetensförsörjningsarbetet ska bli mer systematiskt och långsiktigt. Ledningssystemet beskriver vilka delar som bör ingå i en kompetensförsörjningsprocess och hur arbetet bör struktureras för bästa resultat.

Hur kan Garuda hjälpa till?

Garuda kan hjälpa dig med konsultstöd och utbildningsinsatser kopplade till kompetensförsörjningsfrågor. Vi erbjuder även processtöd och profilverktyg för olika typer av aktiviteter/insatser kopplat till kompetensförsörjningsprocessen. Bland annat för rekrytering, medarbetarsamtal, introduktion, kompetensinventeringar, teamutveckling etc.