Känner du ibland att tiden är knapp och att du hade behövt snabba på rekryteringsprocessen samtidigt som du inte vill tumma på kvalitén och riskera att resultatet och kandidaterna blir lidande? Då är du inte ensam. I den pressade vardag som många befinner sig i, ställs vi ofta inför dilemmat att välja mellan kvalitet och snabba leveranser. Att effektivisera återkopplingen på personprofilen blir då ett alternativ som många överväger. Frågan är hur vi kan göra detta på ett sätt som ändå garanterar att vi ger kandidaterna en positiv och värdeskapande upplevelse samtidigt som vi själva får fram den information vi önskar.
I denna artikel vill vi gärna dela med oss av några reflektioner kring återkoppling och ge konkreta tips på hur du kan göra den mer effektiv och tidsbesparande.
Krav på snabba processer trots stora investeringar och kostsamma konsekvenser
Kraven på snabba processer samtidigt som vi förväntas agera professionellt och med hög kvalitet kan ibland kännas stressande. Att rekrytera är inte en billig process. Det kan handla om miljoninvesteringar och de negativa konsekvenserna om vi gör fel kan bli ödesdigra. Inte bara ur ett ekonomiskt perspektiv utan även de psykosociala faktorerna kan påverkas negativt om individen vantrivs och inte fungerar i sitt arbete eller i arbetsgruppen.
Samtidigt vet vi att konkurrensen om kandidaterna många gånger är hög och att det gäller att komma till avslut innan någon annan arbetsgivare hinner före. Därför drivs vi ofta till att snabba på processerna och försöka hitta alla de delar i rekryteringsförloppet som faktiskt går att effektivisera utan att tappa i kvalitet.
Kravprofilen – a & o för tydlighet och tidsoptimering
För att undvika felrekryteringar och få en effektiv process, är en genomtänkt behovsanalys inklusive en kravprofil välkända hjälpmedel. Om vi inte noga funderat igenom vad vi behöver för kompetens i verksamheten blir det mycket svårt att veta vad det är för person vi ska leta efter. Risken blir då att vi famlar åt olika håll och i värsta fall blir tvungna att byta spår mitt under processen, vilket naturligtvis inte är tidseffektivt.
Fördelarna med muntlig återkoppling är svårt att överträffa
Att ha möjlighet att kartlägga kandidatens egenskaper med hjälp av en personprofil brukar av de flesta rekryterare ses som det optimala sättet att få en fördjupad bild av hur väl kandidatens styrkor matchar arbetet och verksamhetens behov. Korta och snabba personprofiler där ingen återkoppling krävs, kan i stressade tider vara lockande. Samtidigt behöver man då fundera över vilka konsekvenser det får för kandidatupplevelsen och vilka värdefulla aspekter man faktiskt går miste om.
KompetensProfilen är det av Garudas verktyg, som jämte vårt logiktest, används mest frekvent i rekryteringar. Den ger inte bara en god översiktsbild och beskrivning av hur väl kandidaten matchar kravprofilen, utan den bidrar också till en positiv kandidatupplevelse genom att den används som ett dialogverktyg under själva intervjun.
Profilresultatet blir en tydlig och pedagogisk utgångspunkt för samtalet och ger kandidaten möjlighet att lättare dela med sig av hur de använder sina styrkor, hanterar sina utmaningar och vilka behov som måste vara uppfyllda för att de ska trivas och prestera på topp i en verksamhet. Kandidaten känner sig sedd och lyssnad på och hen får möjlighet att exemplifiera och med egna ord nyansera bilden av sig själv. För hur bra en personprofil än är på att kartlägga och beskriva en persons egenskaper, så är det först när de individuella erfarenheterna och kompetenserna kan kopplas samman med personligheten som det verkliga värdet skapas, både för kandidaten och rekryteraren.
När då kraven på en slimmad rekryteringsprocess ökar och varje delmoment ses över, kommer också frågan hur just återkopplingen på KompetensProfilen till kandidaten kan effektiviseras utan att fördelarna med verktyget som ett dialogunderlag försvinner.
Fem tips för en effektiverare återkoppling
Det finns flera saker att tänka på och olika tillvägagångssätt som kan öka effektiviteten och ge tidsbesparing i återkopplingsprocessen.
-
Använd en kompetensmodell som matchar personprofilen
Se till att du verkligen har en genomtänkt kravprofil och att den är kopplad till den profil du ska använda för att kartlägga kompetenserna/egenskaperna med. Genom att utgå ifrån Garudas Kompetensmodell med 32 fördefinierade egenskaper slipper du översätta ibland luddiga egenskapskrav till de egenskaper som används och undersöks i KompetensProfilen. Kompetensmodellen ger dig således ett ramverk som hjälper dig att få en tydlighet och en röd tråd från kravprofil till kartläggning av egenskaper och intervju. När du exakt vet vilka egenskaper som är de viktigaste, sparar du tid i återkopplingen genom att du vet var ditt fokus ska ligga och vilka egenskaper du ska fördjupa dig i.
-
Ta hjälp av skuggsidor och Garuda Universe
Kompetensmodellen, som även finns i ett pedagogiskt kortleksformat, beskriver inte bara egenskapernas solsidor utan sätter även fingret på vilka utmaningar som de kan ge upphov till dvs vilka skuggsidor som följer med egenskaperna. En detaljorienterad person tex, är ofta noggrann med höga krav på kvalité men risk finns därmed också att personen kan ha svårt att delegera uppgifter. Att veta vad du ska vara observant på och vad du eventuellt behöver ställa extra frågor kring, gör att du kan gå mer förberedd in i återkopplingen och snabbare komma till kärnan i intervjun.
Även Garudas webbaserade system Garuda Universe, där du grafiskt kan jämföra din kravprofil med personprofilen, har hjälptolkningar kring konsekvenserna vid missmatchning vilket kan hjälpa dig att hitta rätt fokus och på så sätt få en mer tidseffektiv process.
Slå samman två eller flera relaterade egenskaper
Även om respondenten ska få möjlighet att verifiera samtliga drag i KompetensProfilen, så behöver det inte ske genom att man återkopplar ett drag i taget. Du kan slå samman två eller flera drag och beskriva dem ihop samtidigt som du i profilen visar vilka drag du berör. Därefter ställer du de frågor som behövs för verifikation och för att få förtydligande exempel från kandidaten inom de områden som är särskilt relevanta. Detta tillvägagångssätt drar upp tempot i återkopplingen samtidigt som det ger ett tydligt sammanhang kring egenskapernas relation till varandra.
Ex: ”Du har gett uttryck för att vara en noggrann uppgiftslösare (Detaljorienterad) som inte gärna lämnar saker åt slumpen. Jag tolkar det som att du är mån om att dina beslut är underbyggda och genomtänka (Säkerhetsorientering) och att du trivs bäst när du kan planera och strukturera dina uppgifter. (Systemorienterad). Känner du igen dig i detta? Vilka beslut tycker du är svårast att ta? Exemplifiera. Har du varit i situationer då det krävts snabba beslut av dig? När? Hur upplevde du det?” osv.
-
Uppfinn inte hjulet från början – använd Garudas intervjuguide
Att ställa kompetensbaserade frågor är viktigt för att kunna fördjupa dialogen kring just de egenskaper som är relevanta i förhållande till kravprofilen. Dessa frågor behöver dock inte uppfinnas från början. Genom att använda Garudas intervjuguide med över 200 förslag på frågeställningar kopplade till de olika egenskaperna i kompetensmodellen, kvalitetssäkrar du intervjun samtidigt som du sparar tid.
-
Skala ner profilen till 8 eller 12 egenskaper
Det är kanske inte alltid nödvändigt att kartlägga alla 16/32 egenskaper som erbjuds i KompetensProfilen. Överväg gärna om det för vissa av era tjänster och i vissa sammanhang skulle kunna vara aktuellt med 12 eller 8 egenskaper för att få ett tillräckligt bra underlag för dialog och urval.
Genom att låta kandidaten besvara frågor gällande färre egenskaper, minskar ifyllnadstiden för kandidaten. Även du som återkopplar sparar tid eftersom det blir färre drag att tolka och färre drag att återkoppla och få verifierade.
Kvalitet och professionalism i rekryteringsprocessen är lika viktigt för verksamhetens varumärke som för kandidatupplevelsen och det slutliga resultatet. En muntlig återkoppling på personprofilen där kandidaten blir en jämbördig part i dialogen garanterar detta. Samtidigt är som sagt effektivitet och snabba processer allt viktigare, inte bara av verksamhetsskäl utan också för att inte gå miste om de mest attraktiva kandidaterna. Ovanstående tips hoppas vi kan hjälpa dig att förena dessa tillsynes motstridiga aspekter och därmed bli ännu vassare på att skapa framgångsrika, effektiva och högkvalitativa återkopplingsprocesser.
Vill du veta mer om KompetensProfilen kan du läsa om både grundutbildningen och vår nya fortsättningskurs här
