Det kan finnas många anledningar till att man inte kan ge återkoppling till en kandidat via ett fysiskt möte. Långa avstånd och snäva tidsramar kan försvåra, och nu har vi även sett hur Coronaviruset kan kräva andra lösningar för hur vi ger återkoppling till kandidater i rekryterings- och utvecklingsprocesser. Gina Filippini, VD och HR-konsult på Garuda, har under årens lopp återkopplat till 100-tals kandidater över telefon och ger här sina reflektioner och konkreta tips på vad du kan tänka på vid den formen av återkoppling.
Vilka fördelar har telefonåterkopplingar?
-Sverige är ett stort land och avstånden gör ibland att det inte lönar sig, varken i tid eller pengar att resa till alla möten. Dessutom är det inte heller särskilt klimatsmart. Det kan också vara så att kunden har sitt företag utomlands och i en annan tidzon och då är det smidigt med telefon, både för kandidaten och för oss som ska återkoppla säger Gina.
-En annan fördel med återkoppling över telefon, fortsätter Gina, är att vi kan förhålla oss mer neutrala och objektiva då vi skalar av intryck kring hur kandidaten ser ut, hur hen är klädd och vilket handslag hen har. Det vill säga information som är irrelevant för en rekrytering men som ändå kan påverka oss omedvetet. Vi får helt enkelt koncentrera och fokusera oss på svaren som kandidaten ger, vilket ju faktiskt är det viktigaste.
Gina berättar också att hennes erfarenhet är att även vissa kandidater kan känna sig mer bekväma och ha lättare för att koncentrera sig vid en telefonåterkoppling när de inte samtidigt behöver fundera på hur de framstår.
Finns det några nackdelar och svårigheter med telefonåterkopplingar?
-Absolut finns det en hel del försvårande aspekter som man bör tänka på och som gör att det personliga mötet trots allt är att föredra när det finns möjlighet till det, säger Gina.
-Att möta någon ansikte mot ansikte, underlättar ju kommunikationen på många sätt eftersom vi kan använda fler sinnen än bara tal och hörsel. Många gånger är vårt kroppsspråk, våra gester, vår blick och vår kroppshållning viktiga medel för oss när vi vill berätta, förstärka eller nyansera något, förtydligar Gina. Vår möjlighet att ge aktivt, icke-verbalt samtalsstöd i form av nickningar, leenden försvinner ju också vid ett telefonsamtal, vilket försvårar. Att med sitt kroppsspråk visa att vi lyssnar och är intresserade av vad kandidaten säger är helt klart en viktig del i att skapa en positiv kandidatupplevelse.
Vilka tips kan du ge för att telefonintervjun ska bli så värdeskapande som möjligt?
-För det första bör man tänka på att man sitter lugnt och ostört och har en bra telefonuppkoppling, säger Gina. Det bör ju även gälla kandidaten, så det är inte fel att ha påmint dem om det i förväg och varit tydlig med hur lång tid de bör avsätta för intervjun.
– Sedan bör man var uppmärksam på hur man talar. Det vill säga man bör tänka på att tala lugnt, tydligt och i en vänlig samtalston. Dessutom kan man tänka på att ge aktivt samtalsstöd genom att till exempel inflika hummanden eller små kommentarer, så att kandidaten hela tiden upplever att man är koncentrerad och intresserad.
Läs mer om hur du som arbetsgivare genomför en lyckad intervju
Finns det någon särskilt att tänka på när det gäller informationen och återkopplingen kring själva profilen?
-Precis som vid vilken återkoppling som helst, ska kandidaten informeras om syftet med profilen, vad den används till, vem som kommer att ta del av resultatet och att vi använder den som ett underlag för en dialog, säger Gina.
-Profilen ska fungera som ett hjälpmedel för oss som rekryterar, så att vi får en bättre inblick i kandidatens personlighet. Men det ska också vara ett stöd för kandidaten, så att hen får lättare att kunna exemplifiera och beskriva sina egenskaper och sitt beteende i olika situationer. Och det kan ju vara lite utmanande om kandidaten inte har profilen framför sig som vid ett personligt möte, fortsätter Gina.
En lösning som Gina rekommenderar, är att koppla upp sig via t.ex. Skype eller annat skärmdelningsprogram så att kandidaten kan se det grafiska utfallet och hur hen svarat.
-Med samma bild framför sig blir samtalet lättare. Dessutom är just öppenhet och transparens viktigt för att kunna skapa en god och tillitsfull kommunikation, tillägger Gina.
Den andra lösningen är att ingående beskriva själva utfallet för kandidaten. Gina berättar att hon själv ofta brukar göra det och för att kandidaten ska få en tydlig bild av sin profil går hon tillväga så här:
- Jag inleder med att beskriva huvud-hjärta-ben-modellen och hur den hänger ihop med de 16 dragen i profilen och att varje drag kartläggs med respektive 20 påståenden.
- Därefter förklarar jag att de svar kandidaten gett, genererar olika långa staplar, som i förhållande till ett normvärde talar om hur utmärkande draget är. Ofta exemplifierar jag också med att beskriva motpolsegenskaperna säkerhetsorienterad och riskvilja, så att kandidaten förstår att staplarna kan dra åt olika håll.
- Jag talar också om för kandidaten att alla påståenden som hen tagit ställning till finns i rapporten och att jag gärna läser upp dem om det är något särskilt drag kandidaten vill fördjupa sig mer i.
Vad vill du säga till de som ännu inte provat en telefonåterkoppling?
– Testa! Rätt genomfört är det ett superbra alternativ i många situationer. Tänk bara på att du helst ska ha samma typ av intervju för alla kandidater i en rekrytering, så att samtliga får samma förutsättningar, säger Gina och avslutar med att hälsa att man gärna får höra av sig till henne och kollegorna på Garuda om man vill ha fler tips och råd.
