En av grundpelarna i en kompetensbaserad rekryteringsprocess är att utarbeta en tydlig behovsanalys och kravprofil som beskriver vad befattningen innebär, vilka arbetsuppgifterna är och vilken kompetens som krävs för att kunna utföra detta arbete. Behovsanalysen och kravprofilen utgör sedan grunden för platsannonsen, urvalet från ansökningarna och intervjuerna men fungerar också som ett verktyg för att stämma av organisationens interna förväntningar.. Man kan alltså se dessa inledande delar som verktyg som både ökar kvalitén, och effektiviserar det fortsatta rekryteringsarbetet.

• 1) Behovsanalys – mål och arbetsuppgifter

För att kunna formulera en kravprofil som beskriver vilka arbetsuppgifter den nya medarbetaren ska utföra, och med rätt fokus, är det viktigt att verksamhetens och befattningens mål är tydliggjorda. Vad är syftet med verksamheten? Vad är det den nye medarbetaren ska uppnå i sin tjänst? Vilka krav kommer att ställas på verksamheten och i befattningen idag och framöver?

Därefter är det dags att definiera och precisera arbetsuppgifterna och ansvarsområdena. Är t.ex. nyckeluppgifterna att skriva nyhetsbrev till era följare? Hålla presentationer för potentiella kunder? Sköta bokföringen till medelstora företag?
Ju mer ni kan konkretisera de viktigaste arbetsuppgifterna desto bättre. Arbetsanalysen kommer nämligen sedan att ligga till grund för kravprofilen och ju tydligare ni har varit i denna första del, desto lättare blir det att precisera relevanta kompetenskrav.

•  2) Utveckling och nytänkande för att möta nya krav

Konkurrensen om arbetskraften är i många yrken stor, och många företag och organisationer står därför idag inför utmaningen att hitta rätt kompetenser. Är ni kanske också en av dem som inte hittar programmerare, miljöingenjörer, socialsekreterare eller lärare? Då gäller det att vara kreativ och hitta lösningar genom att till exempel omorganisera och förändra i ansvarsområden och arbetsuppgifter.

En rekrytering kan ibland vara just det vi behöver för att få möjlighet att göra dessa nödvändiga förändringar i vår verksamhet, och samtidigt ställa om för att kunna ta emot nya typer av kompetenser. Men detta nytänkande kräver att vi kommer förbi eventuell hemmablindhet. Om arbetsanalyserna alltid ser likadana ut, kommer kompetenskraven också att göra det. Det gäller därför att utmana sig själv och våga ifrågasätta och utvärdera arbetsuppgifter och ansvarsområden: Är det sätt vi arbetar på det mest ändamålsenliga för att möta nya krav och utmaningar? Vad borde vi göra – och inte göra, istället? Kan vi omfördela arbetsuppgifter, ta bort vissa eller söka nya samarbetsarenor?

•  3) Mångfald och komplettering

För många arbetsgivare är det en självklarhet att arbeta med mångfaldsfrågor ur ett demokratiperspektiv, men också för att skapa större trovärdighet för organisationens arbete. Det kan då handla om att man på olika sätt försöker spegla befolkningens mångfald i sin egen personalstyrka.

Att arbeta kompetensbaserat i sina rekryteringar blir ett sätt som kan underlätta för detta. Genom att fokusera på kompetenser istället för att kanske omedvetet göra urval utifrån t.ex. ålder, kön eller etnicitet, kan man bredda sin rekryteringsbas och i förlängningen få organisationer med större mångfald. Men det kan också handla om att vara uppmärksam på att arbetsuppgifter eller krav inte blir exkluderande för vissa grupper.

Glöm inte heller att kontrollera att arbetsfokuset i tjänsten är i linje med den personlighet ni behöver komplettera arbetsgruppen med. Annars kanske en justering blir nödvändig.

• 4) Kärnkompetenser och yrkeserfarenheten

När ni nu har en klar bild av vad tjänsten handlar om, vad personen ska göra och hur ni bäst kompletterar arbetsgruppen, är det dags att börja titta närmare på vilka kompetenser som krävs för att kunna utföra dessa arbetsuppgifter. På vilken nivå bör de rena kunskaperna och förmågorna ligga?

Att ha rätt egenskaper för att kunna utföra arbetsuppgifterna på ett ändamålsenligt sätt, är också del av kompetensen. Är det t.ex. viktigt att personen har ett utpräglat detaljfokus eller är det viktigare att hen fokuserar på mer övergripande strategier?

Det viktigaste är dock att alltid stämma av så era krav i kravprofilen ligger i linje med er behovsanalys. Då kan ni vara säkra på att det inte smyger in några irrelevanta krav av t.ex. slentrian. Och genom att alltid se till att kraven är graderade inbördes kan ni sedan använda kravprofilen som en meritutvärderingsmall när ni ska jämföra kandidaters kompetenser.

• 5) Intern rekrytering?

Nästa steg är att få en överblick över de medarbetare ni redan har i er organisation. Kanske finns den efterfrågade kompetensen mitt i bland er? I samband med att ni gjort en inventering för att kartlägga behovet av kompletterande mångfald har ni kanske upptäckt att det finns personer vars kompetenser inte används korrekt eller så kan den nya tjänsten innebära en möjlighet för karriärutveckling för en medarbetare.

Det finns dessutom flera fördelar med att rekrytera internt. Bland annat behöver en internrekryterad medarbetare inte samma långa introduktion som en nyanställd och dessutom är vederbörande redan bekant med organisationskulturen och dess värdegrunder.

• 6) Kollegorna

Arbetet med att ta fram en behovsanalys och kravprofil kan med fördel göras tillsammans, eller i samråd med flera personer inom organisationen. Olika personer med olika roller och befattningar i organisationen har naturligtvis olika kompetenser och olika infallsvinklar på vad som är viktigt i tjänsten och vilka kompetenser som kan behövas. Att tillsammans genomlysa en tjänst tydliggör dessutom hur man internt resonerar kring befattningen, vilket kan vara värdefullt för det fortsatta arbetet.

• 7) Databas med kandidater

Kommer ni efter ovanstående steg ändå fram till att ni behöver hämta in nya kompetenser utifrån, kan det vara en bra idé att först titta igenom tidigare ansökningar en extra gång – kanske finns personen ni söker redan i databasen? De kandidater som sökt till er tidigare har ofta ett stort engagemang och intresse för er verksamhet, så att följa upp dem och informera om den aktuella tjänsten, kan vara till stor fördel i rekryteringsarbetet.

Vill du läsa mer kan du ladda ner vår e-bok – Utforma en tydlig kravprofil – en viktig del i kompetensbaserad rekrytering

Letar du efter en utbildning i KBR – Kompetensbaserad rekrytering? Läs mer om vår utbildning i Kompetensbaserad rekrytering – för dig som vill få kunskaper, metoder och stödmaterial för att kunna skapa mer effektiva och utvecklingsinriktade rekryteringar.