Det kräver både engagemang och ett visst mått mod att kontinuerligt genomföra medarbetarsamtal med sina anställda men inte desto mindre är regelbundna samtal och tät dialog en förutsättning för ett framgångsrikt ledarskap liksom förmågan att utveckla verksamheten och i förlängningen att sätta lön.
Farhågan att inte kunna uppfylla de önskemål medarbetaren ger uttryck för gör tyvärr att chefer ibland drar sig för att hålla dessa samtal – men den tankegången måste vi ändra på.
Det vi oftast kallar för utvecklings- eller medarbetarsamtal, kallar Beverly Kaye och Sharon Jordan-Evans för Stay interviews. I deras Wall Street Journals bästsäljande bok ”Love ’Em or Lose ’Em – Getting Good People to Stay” ger de konkreta tips på hur framgångsrika medarbetarsamtal kan läggas upp:
- Värdesätt din medarbetares önskemål. Även om ni som arbetsgivare inte kan tillmötesgå det aktuella önskemålet så bekräfta medarbetaren i att det är positivt att hen spelar med öppna kort.
- Berätta öppet och sanningsenligt om vad det beror på att ni som arbetsgivare eventuellt inte kan tillmötesgå medarbetarens önskemål.
- Lova om möjligt att undersöka saken och glöm framför allt inte att återkoppla till medarbetaren när ni fått svar.
- Fråga om det finns något annat medarbetarenskulle uppskatta. Har medarbetaren andra önskemål som ni kanske har lättare att säga ja
till? T.ex. mer flexibel arbetstid?
Oavsett vilka behov medarbetaren ger uttryck för – och oavsett om ni som arbetsgivare kan tillmötesgå dessa eller inte – är det viktigt att kontinuerligt fortsätta föra dialog.
Orsaken till att många medarbetare lämnar sin tjänst, är just pga. att de inte känner sig uppskattade eller för att jobbet av olika anledningar inte lever upp till medarbetarens förväntningar. Allt för många avslutar dessutom sin tjänst redan innan provanställningen löpt ut, vilket borde få fler arbetsgivare till att se vikten av att genomföra medarbetarsamtal redan under onboardingprocessen.
Håll fler korta medarbetarsamtal
Att dessutom hålla flera kortare utvecklingssamtal kontinuerligt under året, har många fördelar. Istället för ett långt årligt utvecklingssamtal där alla medarbetares tankar, idéer, bekymmer och kanske irritationer från de senaste 365 dagar ska vändas och hanteras på en timma eller två, kan det vara en fördel att kontinuerligt under årets lopp istället hålla flera kortare utvecklingssamtal. Det sparat tid och kraft för alla parter och är en bra möjlighet för chefen att lära känna medarbetaren bättre – vad utmärker den enskilda medarbetaren? Vilken roll har hen och vad bidrar personen med till laget? Vad fungerar bra och vad kan vi göra bättre?
Därutöver visar det på uppskattning, engagemang och signalerar att ni som arbetsgivare intresserar er för de anställda.
Naturligtvis kräver allt detta att du som chef lyssnar på dina medarbetare och är genuint intresserad och ställer öppna frågor på den input som kommer. Nedan följer några bra förslag på frågor från Kaye och Jordan-Evans:
- Vad kan jag göra för att du ska trivas och fortsätta arbeta tillsammans med oss? Och vad skulle kunna få dig att lämna din tjänst?
- Vilka delar av jobbet tycker du är roligast? Och vilka delar motiverar dig minst?
- Om du vann på Lotto och sa upp din anställning – vad skulle du då sakna mest med jobbet?
- Vad skulle du vilja lära dig mer om eller bli bättre på under det närmsta kvartalet eller året?
- Finns det något som jag i egenskap av din chef kan göra oftare, eller mer sällan?
- Hur kan jag stötta dig i ditt jobb och i dina karriärmål?
- Hur ser en perfekt arbetsdag ut för dig?
- Visar vi dig tillräckligt mycket uppskattning? Och hur bekräftar vi dig på bästa sätt?
- Är det i efterhand något som du önskar att du hade vetat om jobbet innan du började?
- Om vi skulle anställa en av dina vänner, hur skulle du beskriva vår arbetsplats?
Syftet med samtalen är att de ska fungera som ett öppet och tillitsfullt forum för lite djupare, men väsentliga frågor kring motivation, trivsel och utveckling och samtidigt bidra till att medarbetaren känner sig sedd och hörd.
Samtalen ska helst bygga vidare på tidigare samtal och därför är det naturligtvis viktigt att ha antecknat vad som diskuterats och vad som eventuellt behöver följas upp. Var ni väljer att ha samtalen har också betydelse och platsen får gärna variera. De kan så klart hållas på arbetsplatsens mer formella rum men de kan lika gärna hållas i fikarummet eller under en promenad – Nya platser skapar ofta nya tankar!
Vill du ha mer inspiration och förslag till hur en genomarbetad strategi kan se ut och konkreta idéer till det långsiktiga arbetet med personal- och kompetensförsörjning? Så ladda ner vår e-bok: Konsten att behålla medarbetare
