Allt fler verksamheter inser vikten av att aktivt arbeta med introduktionsprocessen av nya medarbetare och många arbetslivsforskare anser att Onboarding är på väg att uppnå samma höga status som rekrytering redan har. Onboarding-perioden är på många sätt den viktigaste tiden under en ny medarbetares anställning då processen är med och formar medarbetarens intryck av verksamheten, formulerar arbetsuppgifter och ansvarsområden, hjälper medarbetaren att förstå organisationskulturen och främjar motivationen.

Dessvärre återstår det ännu för flera verksamheter att upptäcka hur viktigt arbetet med onboarding är. Enligt Sveriges HR-förening slutar mer än var fjärde anställd sitt arbete inom 1 år – och det kostar. Vision presenterade 2015 en beräkningsmodell där de utförligt redogör för de olika kostnader som uppstår då en medarbetare ska ersättas med en annan. Resultatet – 600,000 kr vilket också bekräftas av tidigare undersökningar som gjorts.

Med tanke på ovanstående är det svårt att förstå varför onboarding inte prioriteras mer än det gör. Idag sträcker sig en nyanställd medarbetares onboardingperiod i genomsnitt över 14 dagar – när det istället borde få ta tre-sex månader, beroende på yrkesroll, ansvarsområden och personlighet.

Så hur kan ett onboarding-upplägg se ut? Och hur kan man som medarbetare själv påverka sitt onboarding-upplägg på ett sätt som tillgodoser ens arbetsuppgifter, kompetenser och personlighet?

 

Onboardingens 4 kritiska punkter

I boken “Onboarding – Getting New Hires off to a Flying Start” pekar författarna ut nedanstående fyra punkter i introduktionsprocessen som särskilt kritiska:

Preboarding: Är perioden från att anställningsavtalet är underskrivet, och fram tills dess att medarbetaren tillträder sin tjänst. Beroende på yrkesroll, anställningsform etc. är det stor variation på hur mycket och vilken typ av information den nyanställda behöver. Information om när och var medarbetaren ska vara på sin första dag och om vem som tar emot den nya kollegan är ett minimum. Fokus ska vara på att ge tydlig information, vara tillgänglig och att kommunicera på ett sätt som gör att den nyanställda känner sig välkommen.

Den första arbetsdagen: Fyra procent av alla nyanställda kommer inte tillbaka till arbetsplatsen efter sin första arbetsdag. Det i sig borde vara tillräckligt för att betona hur viktigt det är att den nyanställda känner sig välkommen och tas emot på ett bra sätt. Se till att dator, nyckelkort, inloggningskoder etc. är förberett och samla gärna den närmsta arbetsgruppen till en gemensam fika eller lunch.

Den första månaden: Medarbetare ska få arbetsuppgifter som motsvarar hens kompetenser. Arbetsuppgifterna ska varken vara för simpla eller för komplicerade, utan ska motsvara kompetensnivån och personligheten.

De första 3–6 månaderna: Under denna period fortsätter arbetsgivaren och den nyrekryterade att lära känna varandra och fördjupar arbetsrelationen. Det är också här ni ska skapa en gemensam utvecklingsplan. Ofta är det inte bara jobbet som sådant som får medarbetare att stanna – utvecklings- och karriärmöjligheterna kan vara minst lika viktiga.

 

Frågor – en del av upplägget

I boken ”The First 90 Days – Proven strategies for Getting Up to Speed Faster and Smarter” fördjupar sig Michael D. Watkins, professor i ledarskap och organisationsförändringar, i de ovan nämnda punkterna.
Enligt Watkins bör man som det första under introduktionsfasen fokusera på att medarbetaren lär sig rätt från början. Det är under denna period man skapar det fundament som medarbetaren senare ska bygga vidare på. Vad inlärningen ska bestå av och hur upplägget ska se ut har också betydelse för medarbetarens chans att själv påverka innehållet under de första tre månaderna. Därför är det viktigt att skapa förutsättningar för att medarbetaren själv ska kunna kan bilda sig en uppfattning vad hen behöver veta och lära först och vad som kan vänta till senare.

Redan under preboarding-perioden kan medarbetaren påbörja planeringen av sina första tre månader och prioritera olika kunskapsområden. Det behöver inte alls vara komplicerat. Prioriteringarna kan komma i form av frågor som senare utvecklar sig till hypoteser för att till slut bli till förvärvad kunskap.

Watkins rekommenderar att dela in frågorna i dåtid, nutid och framtid.

Frågor om dåtid kan vara: Hur såg målsättningen ut? Var det otillräckliga eller överambitiösa mål? Vilka konsekvenser fick det när de satta målen inte nåddes? Vilka initiativ har gjorts för att förändra organisationen?

Frågor om nutiden kan vara: Hur ser visionen och strategin ut? Följer man strategin? Om Nej – varför inte? Om Ja – fungerar strategin dvs når man de mål man satt upp.

Frågor om framtiden kan vara: Vilka outnyttjade möjligheter är mest intressanta? Hur kan de implementeras? Vilka delar av organisationskulturen ska bevaras och vilka bör man förändra?

Poängen med frågorna och dess svar är att ge medarbetaren en inblick i organisationen och få rätt förutsättningar för att kunna prioritera sin tid och sina kunskaper under de första 90 dagarna.

 

Introduktionsplanen för de första 90 dagarna

När den nya medarbetaren påbörjar sin tjänst – oavsett om personen rekryterats internt eller kommer utifrån – kan den anställde med fördel aktivt delta i utformandet av introduktionen. Detta gäller särskilt i de fall där verksamheten i fråga normalt inte skräddarsyr deras onboarding så att den passar varje enskild nyanställd.

Tillsammans med närmsta chef eller HR kan medarbetaren sammanställa en plan för vad de första 90 dagarna ska innehålla. Det är inte utformningen av introduktionsplanen som är avgörande utan det viktiga är att innehållet identifierar arbetsuppgifter, prioriteringar och (del)mål.

Planen kan delas in i tre perioder på vardera 30 dagar. Vid slutet av varje period bör medarbetaren och den som ansvarar för introduktionen sätta sig ned och tillsammans göra en utvärdering av perioden.
Under de första 30 dagarna består introduktionen oftast av att möta alla nya kollegor, skapa relationer och upptäcka vad man behöver lära sig.

Under nästa 30 dagar bör fokus ligga mer på den yrkesmässiga inlärningen och hur medarbetaren ska prioritera bland arbetsuppgifter och ansvarsområden. Nyckelordet här är just ”prioritering”. Det kan vara frestande för den nyanställda att ta på sig för mycket arbete den första tiden då man vill visa initiativförmåga och engagemang gentemot sin nya arbetsgivare.

Onboardingen är en övergång och varje övergång kräver i sig en hel del av medarbetaren. Var rädd om er nya kollega och undvik att överbelasta personen eftersom att den första tiden med allt det nya är krävande i sig själv.
Med det sagt är det samtidigt viktigt att den nya medarbetaren får uppleva en framgång och gärna under loppet av de första 30 dagarna. Det kan t.ex. vara att ro i hamn en yrkesspecifik arbetsuppgift eller lösa ett problem tillsammans med arbetsgruppen.

En framgångsupplevelse förstärker självförtroendet och skapar en känsla av att lyckas – och båda två är viktiga ingredienser när medarbetaren väl når fram till slutet av provanställningen och påbörjar sin, förhoppningsvis långa, anställning i verksamheten.

Vill du läsa mer om Onboarding och teorierna bakaom begreppet? Ladda ner vår e-bok Onboarding – få medarbeterna ombord på den gemensamma resan