Folkhälsomyndighetens rekommendation är fortsatt att de av oss som kan arbeta hemifrån bör göra det. Som ett led i att försöka stoppa samhällsspridningen av Coronaviruset har många verksamheter tvingats ställa om och införa distansarbete – och det i en omfattning som nog ingen skulle drömma om för bara 6 månader sedan. Nu börjar så smått den första forskningen av distansarbetets konsekvenser under Coronaepidemin se dagens ljus och flera rapporter och studier publiceras.
De verkligt intressanta studierna kring vilka långtidseffekterna blir, och i vilken mån vår syn på ledar- och medarbetarskap, trivsel och arbetsmiljö kommer att förändras, får vi däremot vänta på.
Kanske kommer framtidens arbetsliv inte bli så annorlunda än den framtidsforskarna förutspådde redan innan corona – men med den skillnaden att vi kommer att nå dit mycket snabbare då förändringarna snarare tvingas fram i stället för att ”växa” fram.
I denna artikel kan du läsa både vad de nya forskningsstudierna kring distansarbete kommit fram till, samt vad tidigare arbetslivsforskning skrivit kring vilka effekter och krav det snabbt föränderliga arbetslivet ställer på oss.
Svenskarnas arbetsliv under coronakrisen
Att arbeta hemifrån kan göra oss mer effektiva och mindre stressade, men det försämrar vår relation till kollegorna. Det visar en ny Sifo-undersökning, Nya arbetssätt – Så förändrades svenskarnas arbetsliv under coronakrisen genomförd av Kantar Sifo på uppdrag av Tele2. Undersökningen bygger på 1 000 webbenkäter som besvarats av anställda på företag med fler än tio anställda i februari och april 2020.
I yrkesgrupper med förutsättningar för distansarbete ser man en massiv ökning under coronakrisen och rapporten visar en ökning av distansarbete med 400 procent – från 12 procent till 51 procent av totalt arbetad tid.
Många trivs och stressar mindre men saknar fikat och det sociala samspelet
Samma undersökning visar dessutom att distansarbete kan leda till att medarbetarna både blir effektivare och mår bättre. Bland de heltidsanställda respondenterna upplever en tredjedel att de får mer gjort än innan. Däremot är uppfattningen den motsatta bland dem som jobbar mindre än 25 procent.
Drygt en tredjedel uppger att de är mer nöjda med sin arbetssituation under coronakrisen jämfört med tidigare och hela 68 procent av dem som arbetar på distans upplever att de har en god balans mellan arbete och fritid och 64 procent att de kan koppla av när de är lediga.
Även om 4 av 10 av de tillfrågade angav att de vill fortsätta jobba mer på distans även när Coronakrisen är över, är det tydligt att en av de stora utmaningarna med distansarbete är just det sociala samspelet. Det framgår heller inte hur mycket distansarbete man menar med ”mer” och hur frekvent.
En majoritet av respondenterna uppger att de saknar fikastunderna och att småprata med kollegor och nästan hälften (49 procent) tycker att distansarbetet går ut över teamkänslan. Faktiskt tycker 30 procent att videomötena blir så effektiva att kallpratet och relationsbyggandet går förlorat och även här tycker hälften att det påverkat lagkänslan negativt.
Trots att de som distansarbetade 100 procent till största del angav att de upplevde hög motivation – 64 procent – påverkas motivationen negativt på längre sikt. Att omge sig med kollegor med samma utmaningar och som jobbar mot samma mål bidrar till att jobbet känns meningsfullt men i rapporten konkluderar man att efter veckor av ensamarbete är det många som tappar en del av energin.
Löser du dina uppgifter mer eller mindre effektivt, jämfört med innan coronakrisen?
Tele2 i samarbete med Kantar Sifo: Nya arbetssätt
En annan viktig faktor är de tekniska förutsättningarna. Det handlar inte bara om att kunna arbeta hemifrån men också om viljan att göra det. I undersökningen uppger 1 av 5 bland dem med sämre tekniska förutsättningar för distansarbete att de undviker det helt. Bland dem som upplever att tekniken hemma funkar bra, är samma tal mindre än 1 av 10. (Du kan läsa hela rapporten här)
Även jämfört med tidigare arbetar kvinnor i högre grad mer än män. Enligt rapporten beror det förmodligen på att kvinnor i större utsträckning arbetar inom vård och skola där även arbetsbelastningen överlag ökat till följd av corona.
Ser man till bransch står finansbranschen för den största ökningen av arbetstid. Förklaringen tros vara den ekonomiska påfrestning krisen inneburit för många företag som därmed blivit tvungna att se över sina finanser. Inom industrin har många, inte helt oväntat, istället tvingats gå ner i arbetstid.
Yngre minst tillfreds med arbetslivet under corona
Något överraskande är det de yngre medarbetarna som har det svårast med distansarbetet. Det är i alla fall konklusionen i en undersökning gjord av företaget Great place to work som under perioden 12 maj till 11 juni i år undersöktes upplevelsen hos 8 349 medarbetare på 113 medelstora svenska organisationer.
Hälften av respondenterna under 25 år uppgav att de arbetar mindre effektivt utanför sin ordinarie arbetsplats. Faktiskt visar undersökningen att det är de yngre medarbetarna som är den grupp som är mest missnöjda totalt sett. Man känner inte att den egna organisationen förstår vad som oroar dem och upplever i mindre utsträckning än andra ålderskategorier att chefen ger teamet en tydlig riktning. De yngre medarbetarna utgör också den grupp som är mest missnöjd med informationen de får från sina ledare kring vilken effekt coronakrisen har på deras arbete.
Som man påpekar i rapporten utgår nog många från att just de yngre medarbetarna klarar omställningen bäst. Istället utgör de den grupp som kämpar mest med det förändrade arbetslivet.
En del av förklaringen som pekas ut är att det snarare handlar om ledarskapet än om graden av digitalisering och praktiska verktyg. (Här kan du läsa hela rapporten)
I vår tidigare artikel Ledarskap i en tid av förändring, berättade vi om en pågående studie som bland annat undersöker hur flexibelt arbete upplevs av cirka 4 000 anställda på Trafikverket och där studien konkluderar att flexibelt arbete ofta upplevs som positivt av medarbetare men att chefernas agerande kan vara avgörande för att den viktiga balansen mellan jobb och fritid ska fungera.
Studien från Trafikverket visade också att ett relationsinriktat ledarskap har särskilt stor betydelse för anställda som jobbar hemifrån och att chefen därför bör ägna mycket mer tid åt att stötta medarbetaren och visa en högre grad av engagemang samt att fokus bör ligga på att tillhandahålla information om hur man ska organisera och lösa sina arbetsuppgifter, liksom vikten av att tillhandahålla tydliga riktlinjer. Att arbeta hemifrån kräver dessutom tydligt specificerade förväntningar om tillgänglighet under och utanför arbetstid.
Undersökningen från Great Place To Work konkluderar avslutningsvis att:
- 52 procent av de medverkande i undersökningen arbetar numera på distans och totalt sett är det denna grupp som är mest nöjd med sin arbetstillvaro.
- en stor andel (43 %) uppger att de jobbar mer än vanligt under den pågående coronapandemin. Bland dessa önskar sig 31 procent mer stöd från sin organisation. Undersökningen visar också att missnöjet är lika stort bland de som jobbar mindre som hos de som jobbar mycket mer – 26 procent respektive 27 procent.
- 35 procent känner inte att deras organisation aktivt uppmuntrar dem att fokusera på sin personliga hälsa och välbefinnande.
Det gränslösa arbetet
I rapporten Gränslöst arbete – En forskarantologi om arbetsmiljöutmaningar i anknytning till ett gränslöst arbetsliv (utgiven av Arbetsmiljöverket 2018) ger sju forskare sitt perspektiv på begreppet Gränslöst arbete.
Gunnar Aronsson, professor arbets- och organisationspsykologi skriver där att:
”Gränslöst arbete är en metafor som betecknar att verksamheter och arbetsuppgifter frigjorts ur rumsliga, tidsmässiga och organisatoriska begränsningar och sammanhang. Uttrycket kan tyckas tillspetsat men metaforen syftar inte i första hand på gränslösa prestationskrav utan på ett arbetsliv där gränser av olika slag – fysiska såväl som icke-fysiska – ständigt är under press och omprövas, överskrids och förändras”.
En av konsekvenserna som tas upp i anslutning till det gränslösa arbetet är att ansvaret för att kunna sätta gränser, sluta överenskommelser, och använda olika strategier för att få balans mellan krav och resurser i arbetet samt mellan arbetsliv och privatliv, i allt större utsträckning faller på individen.
Det ställer också krav på ledarskapet och enligt professor Gunnar Aronsson rekommenderas att chefen på en arbetsplats med flexibla och gränslösa arbetstider ska:
- se till att ha en korrekt bild över hur mycket och när medarbetaren arbetar
- omfördela arbetsuppgifter vid alltför hög arbetsbelastning
- ha kontinuerlig dialog med medarbetaren, om arbetstider och om att skapa en bra balans mellan arbetsbelastning och återhämtning.
Du kan läsa rapporten i sin helhet här. Det finns även en vägledning med en del inspiration och råd som du kan hämta här
Professorn tipsar
Avslutningsvis kommer här ett par praktiska handfasta råd från Petra Lindfors, professor i psykologi vid Stockholms universitet. Hon har under lång tid forskat om flexibelt arbete och hur vår hälsa påverkas av distansarbete. Nedanstående punkter är citerade från hennes artikel; ”Konsten att jobba hemma”, som du finner här.
- Försök att behålla din dagliga arbetsrutin, den som du har när du är på jobbet. Om du till exempel börjar klockan åtta på morgonen ska du göra det även när du arbetar hemifrån.
- Det kan vara bra att dra en tydlig gräns mellan arbetsdagen och fritiden. Ett tips är att ta en kort promenad runt kvarteret på morgonen, som ett sätt att gå till jobbet. När arbetsdagen är slut – gå ut igen.
- Kom ihåg att röra på dig. Använd till exempel mobilen till att bli påmind om när det är dags att ta en paus och röra dig, så att du inte blir sittande vid datorn i flera timmar.
- Skapa en välfungerande arbetsplats om det är möjligt. Har du en bra kontorsstol så använd den. Har du en pilatesboll kanske det kan vara bra att variera med den, kan du låna hem en större skärm så gör gärna det. Om du har liten skärm kan du visa dokumentet i 125 procent istället för 100 procent.
- För att behålla disciplinen: När dagen är slut, gör en punktlista över vad du ska göra i morgon så du kan komma igång direkt nästa dag. Börja med en arbetsuppgift som inte känns så betungande. Bryt ner arbetsuppgifterna till mindre delar. Istället för att skriva ”Rätta alla tentor”, skriv till exempel ”Rätta fråga 1 i alla tentor” så du känner att du kommer någonstans i arbetet.
- Om det känns ensamt: upprätthåll regelbunden kontakt med kollegorna via Zoom eller annan digital plattform. Mindre grupper är praktiskt, där man kan ventilera olika problem och kolla läget med andra.
- Undvik att lägga för många digitala möten samma dag; de här mötena kräver uppmärksamhet, särskilt av nybörjare, och med många möten blir du bunden till en plats och får mindre tid för rörelse.
- För arbetsledare blir det ännu viktigare att leda och fördela arbetet och ställa andra krav på uppföljning så att alla i en arbetsgrupp är med. Det synliggör deras arbete och så vet alla om de gör rätt saker.
Missa inte vår artikel Vad är förändringskommunikation och läs om hur du kan använda FokusProfilen för att anpassa din kommunikation i vår artikel Ledarskap i en tid av förändring.
